凡邀请外商来华的单位，根据有关规定，均应先办理相关手续，全国各地区手续基本相同。如北京市商务局是外交部授权邀请外国人来华的业务审批部门，负责北京市各单位因经贸业务邀请外国人来华的工作。被邀请人持市商务局签发的“被授权单位签证通知表”到指定的签证机构办理来华签证。以该地区有关手续为例，介绍办理流程如下：

    一、办理邀请函须知

一次、二次商务访问签证（F）	临时来华从事商务访问、考察、经商、技术交流、技术指导、维修设备、市场调研、参展、参加会议、经营管理、技术培训、探亲等活动的外国人办理此种签证。申报单位可根据实际工作需要为被邀请人申请在华停留时间。签证有效期限最长90天
半年多次商务访问签证（F）	在一段时间内需要多次来华从事经贸业务的外国人办理此种签证。申报单位可根据实际工作需要为被邀请人申请多次来华访问签证，签证有效期限最长180天（每次停留30天以内）
一年有效职业签证（Z）	外国人来华在外商投资企业、外国企业驻京代表机构长期工作者，凭市劳动局颁发的就业许可证或外商驻京机构代表证办理此种签证
机场落地签证（F）	外国人确需紧急来华而来不及在我国驻外使（领）馆、处办理签证，申报单位可根据实际工作需要为被邀请人申请机场落地签证

　　二、办理签证申报手续及提供材料

    1．邀请单位按要求填写市商务局统一印制的《申请外商来访报告表》，一式两份，内容要完整准确，字迹要清楚工整。各区、县、局（总公司）对外经贸部门负责人需签署意见并加盖公章；营业执照复印件一份。

    2．邀请单位为被邀请人申请办理二次或多次访问签证邀请，除填写《申请外商来访报告表》一式两份外，还应附报告说明理由，各区、县、局（总公司）对外经贸部门负责人要签署意见并加盖公章；外方护照及出入境记录复印件一份；营业执照复印件一份。

    3．邀请单位为被邀请人申请办理一年一次工作签证邀请，除填写《申请外商来访报告表》外，还必须附上市劳动局颁发的外国人就业许可证书或外商驻京机构代表证复印件一份、营业执照复印件一份。

    4．因特殊情况邀请单位为被邀请人申请办理口岸签证邀请，除填写《申请外商来访报告表》外，还应附报告详细说明理由，各区、县、局（总公司）负责人签署意见并加盖公章以及营业执照复印件一份。

    三、审批程序

    1．办理一次有效访问签证邀请，当时审批。

    2．办理多次有效访问签证和口岸签证邀请由业务工作人员审理，商务局贸发处领导审批。时间为一个工作日。

    3．通过交换渠道转来的申请，商务局审理后在次日将正式邀请函通过交换渠道发至申报单位。

    4．不符合要求的申请报告不予受理。